Las reuniones son uno de los problemas no resueltos de la mayoría de las empresas. Aunque algunas son productivas, pocas logran resultados.
Antes del Covid ya teníamos demasiadas reuniones, con la pandemia y el “home office” se multiplicaron, además se evidenciaron problemas que existían antes, se amplificaron otros y se mejoraron algunos pocos. El retorno gradual a las oficinas ofrece un escenario híbrido para la vida y las reuniones. Es un cambio que ha dejado a muchos líderes y sus equipos lidiando con los problemas que surgen cuando los equipos se dispersan.
Por esta razón, necesitamos reducir la cantidad, la duración e incrementar el impacto bien sea como líderes o participantes de las reuniones. A través de las buenas prácticas, las herramientas y la interacción que enriquece decisiones, favorece la creatividad, alinea esfuerzos y sobre todo genera resultados.
Primero vale la pena reconocer los problemas y sus causas para atacarlos de raíz.
Causas de las reuniones improductivas en la planeación, la metodología y la cultura
Normalmente sufrimos los síntomas de las causas y escuchamos con frustración frases como: “Muchas reuniones son una total pérdida de tiempo”, “Mis reuniones son demasiado largas”, “Tengo demasiadas reuniones”, “Nadie se conecta realmente con la reunión”, “Todos están sospechosamente de acuerdo y nadie dice nada”.
Para lograr abordar los problemas más frecuentes de las reuniones y ajustar los comportamientos que pueden modificarse, es necesario identificar las causas que los originan, mejorando la metodología y cambiando la cultura.
Cómo ganar foco y alinear esfuerzos en una reunión virtual
Un objetivo bien definido y una agenda corta son dos clásicos que siempre mejoran el resultado. Estas son las bases para una buena reunión en cualquier medio, porque enfocan, permiten alinear expectativas y entender mejor el rol de las personas, gran parte del éxito en la reunión está en la planeación. Para lograrlo se pueden hacer cambios específicos:
Usar los verbos correctos para definir un objetivo de resultado
Enfocar a las personas en el resultado para alinear los esfuerzos desde la invitación. Esto permitirá además usarlo como filtro para ser más específicos y concretos en la agenda. Aclararlo al inicio de la reunión permite saber lo que se espera de las personas, permite enfocar las actividades y evitar desviaciones del tema que impidan avanzar.
Cómo:
- Utilizar en la definición del objetivo verbos como: decidir, seleccionar, aprobar, diseñar
- Evitar verbos como: motivar, informar o analizar. Son parte del proceso, pero no aseguran el resultado.
Estructurar una agenda 4 x 15
El tiempo es un recurso escaso y la atención de las personas también. Conviene definir reuniones cortas, de una hora o menos. En reuniones más breves, las personas tienden a concentrarse más, trabajar más rápido y mantener las distracciones al mínimo debido a las limitaciones de tiempo.
Cómo:
- Pensar en un límite de 4 temas y un máximo de 15 minutos para cada uno.
- Validar cómo los temas aportan al objetivo.
- Compartir la agenda con el objetivo y los tiempos, ayudará a que generen sentido de urgencia y ayuden a cumplir su planeación.
- Usar la técnica del “parqueadero” para registrar los temas que se salen de la agenda o no aportan al objetivo para definir al final qué hacer con ellos.
Cómo incrementar el compromiso y conectar verdaderamente a las personas en la reunión
1. Elimina participantes para agilizar decisiones
Un ejercicio que mejora la agilidad de las reuniones y el nivel de compromiso es tener menos personas.
Cómo:
- Cambiar el criterio para invitar a alguien, pensando en “a quién necesito” en lugar de a quién puedo invitar.
- Validar al inicio de la reunión si las personas tienen claro su rol o cómo contribuyen al objetivo de la reunión. Sirve para abrir la posibilidad de retirar participantes de las reuniones actuales.
2. Crea espacios cálidos y de confianza para construir ideas
Las personas tendrán más compromiso y estarán más abiertas a hacer propuestas cuando exista confianza; dedicar un par de minutos al inicio para generar empatía contribuye y es especialmente útil para crear un ambiente que promueve la creatividad.
Cómo:
- Haciendo presentaciones breves con equipos que no se conocen,
- Planteando conversaciones cortas sobre temas como el bienestar, las preocupaciones o compartiendo opiniones sobre temas de actualidad también lo facilita, con personas conocidas.
Todo esto apunta a que las personas puedan expresar sus ideas, construir y comprometerse con las acciones que harán que valga la pena la reunión.
3. Conecta a las personas con la reunión (virtual, presencial o híbrida)
Las personas podrán dar lo mejor si tienen claro su rol, la metodología y las herramientas lo promueven, esto es más importante todavía si quieres liderar equipos remotos.
Cómo:
- Definir lo que se espera de las personas al inicio le da sentido a su presencia, permite clarificarlo o genera la posibilidad de liberarlos de su presencia.
- Encender la cámara recuerda los momentos presenciales a los que estábamos acostumbrados y permite identificar cuando se pierde la atención o se generan reacciones adversas que las personas no manifiestan verbalmente sobre las que vale la pena intervenir.
- Utilizar herramientas de colaboración que permitan un rol activo de los participantes enriquece y agiliza. Algunas buenas herramientas como trello, miró o Google docs, Whiteboard u office for the web.
- Conectar a todos los participantes, así puedes reemplazar la proyección y compartir pantalla para que las personas que están presencial y virtualmente puedan ver lo mismo
- Garantizar la mejor calidad posible de sonido para que aquellos que están remotamente puedan escuchar todo y los que están juntos no generen ruidos por molestos por retorno del audio en diferentes computadores
Puedes hacer que la reunión haya valido la pena
Uno de los elementos que más frustración genera de las reuniones es no sentir el avance; es peor todavía en reuniones frecuentes cuando se vuelven a discutir temas que ya se habían tratado y no tomar decisiones o definir acciones y conclusiones.
Cómo prevenirlo:
Hacer un resumen de conclusiones y acciones en cuanto se termine cada tema definido en la agenda. Esto evita además que las personas se desconecten al momento de establecer responsables y entregables.
6 preguntas para cambiar la cultura con acuerdos de equipo
Para lograr que la forma de reunirnos cambie, podemos influir positivamente en la cultura. Una manera de lograrlo es acordar la mejor forma para que el equipo funcione más cómodo y eficiente, esto previene conflictos innecesarios y genera confianza; definiendo acuerdos sobre la logística y canales de comunicación.
Puedes usar estas preguntas para construir acuerdos:
- ¿A qué hora nos reunimos o a qué hora no nos reunimos?
- ¿Qué temas tratamos y no tratamos en las reuniones?
- ¿Qué reuniones podemos suprimir? (no todo tiene que ser una reunión)
- ¿Quién y dónde se registran las conclusiones y tareas?
- ¿Cómo se toman decisiones?
- ¿Tenemos reuniones mientras caminamos?
6 tips de etiqueta para reuniones virtuales
Aunque esperaríamos que todos “se comporten” de la forma adecuada, el imaginario de una reunión virtual es diferente para las personas, por eso vale la pena definir algunos elementos que ayudarán a que se aclaren esas expectativas:
- Cuida el entorno, tanto las interrupciones (mascotas, familia) como el fondo (cama, espacios desordenados) para que no generar distracciones.
- Apaga el micrófono cuando no estés hablando y evita comer mientras estés reunido
- Evita el multitasking. Los típicos: revisando correos, trabajando en otros temas, o haciendo labores domésticas, revisando redes sociales.
- Saluda y despídete. Si es en momentos diferentes al inicio y el fin puedes hacerlo a través del chat para evitar interrumpir.
- Usa vestimenta apropiada, alineada con la organización; recuerda que puede ser más formal para la interacción con clientes.
- Conoce las herramientas. Aunque cada vez mejoramos el manejo del software vale la pena estar dispuestos a explorar para aprovechar las funcionalidades de las de las diferentes plataformas como Zoom, Meet o Teams.
En resumen, el éxito de las reuniones con equipos remotos depende de cada uno al asumir comportamientos, metodología, habilidades y acuerdos que faciliten la interacción y el enfoque en el resultado. Así podrás conectar a la gente y lograr reuniones virtuales efectivas.
Artículo publicado el 22 de octubre de 2020, actualizado y mejorado el 28 octubre 2021
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