Cómo delegar efectivamente potencia sus resultados

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Delegar efectivamente potencia los resultados del líder, su equipo y las personas. Si genera autonomía desarrolla y construye confianza. Si no lo hace adecuadamente genera retrabajos y frustración. Aquí podrá encontrar los errores frecuentes y consejos para mejorar la forma en que lo hacen.

Un buen líder logra sus objetivos a través de otras personas, para lograrlo necesita saber cómo delegar efectivamente y esto es más que decirles a otros que deben hacer una tarea.

Cuando los líderes delegan efectivamente mejoran su capacidad para lograr resultados, agilizan los procesos del área, demuestran confianza, generan autonomía y promueven el desarrollo retando y acompañando a las personas en su crecimiento.

A continuación, identificará problemas en la delegación y las pautas para delegar efectivamente. Así podrá ayudar a sus líderes a generar más tiempo para dedicar a su rol.

Problemas comunes cuando el líder delega

Los líderes saben que otros les ayudan a alcanzar los resultados, aunque en ocasiones las personas no hacen lo que se esperaba, generando retrabajos o incumpliendo fechas o calidad de lo que se espera de ellos.

Esto genera una gran frustración por parte del líder y afecta el ambiente de trabajo en los equipos.

Aunque se pueden observar diferentes problemas, vamos a resumir los más comunes que enfrenta un líder cuando no sabe delegar efectivamente:

  1. Falta confianza en sus colaboradores para delegar las tareas, porque se considera experto y no cree que otros puedan hacerlo tan bien como él. Esto hace que quiera ejecutar directamente, lo que le lleva a una sobrecarga. En consecuencia, pierde su capacidad para planear y alinearse con la estrategia. Adicionalmente sus colaboradores se sienten desmotivados y sin capacidad para crecer. Este tipo de comportamientos limita mucho los resultados y la capacidad de crecimiento porque no es escalable a mediano ni a largo plazo.
  2. Confianza selectiva, delegando en exceso a la misma persona. Normalmente que mejores resultados le genera. Cuando una persona responde con resultados y tiene alto compromiso es la primera opción de su líder, lastimosamente a veces es la única. Esto al inicio hace que esta persona se sienta cómoda y orgullosa, pero en el largo plazo esta sensación disminuye y pasa a ser de rechazo. Por otro lado, los demás miembros del equipo reducen su compromiso al saber que no van a recibir tantas responsabilidades y pueden sentirse incómodos por las preferencias del líder.
  3. Delegar tareas a una persona que no tiene las habilidades de sus colaboradores. Esto genera malestar, desmotiva y dificulta lograr los objetivos. Aunque puede haber buenas intenciones como retar o desarrollar a la persona, entregar tareas sin haberlas preparado prepararlas genera el efecto contrario.
  4. Delegar sin dar toda la información necesaria o el empoderamiento requerido para generar la expectativa adecuada en cumplimiento de la tarea. Como consecuencia hay muchos mal entendidos, desgaste y retrabajos de los colaboradores sumado a una gran frustración de sus líderes.
  5. No balancear el seguimiento y acompañamiento. Para los líderes es difícil saber que tanto controlan y acompañan porque los excesos siempre son malos, demasiado puede sentirse como acoso y poco como desinterés. Es clave entender tener criterios para acordarlo y saber cómo balancear en cada caso esta difícil decisión.

Cómo un líder puede delegar tareas efectivamente

Empezaremos por referirnos a las tareas que van apareciendo en el día a día y que los líderes debemos delegar en nuestros colaboradores.

El objetivo de delegar es incrementar la capacidad del líder y del equipo. El primer paso es elegir a la persona, el segundo es dar las instrucciones y información necesaria para poder ejecutar la tarea y finalmente hacer seguimiento y acompañamiento.

Escoger a la persona apropiada para la tarea

Escoger la persona apropiada implica tener en cuenta el rol, la experiencia y el conocimiento. Sin embargo, es importante tener en cuenta otros aspectos, como balancear las cargas de trabajo, el nivel de compromiso, así como la oportunidad de desarrollar a nuevas personas, aun cuando no sean opción más obvia. Si este es el caso quiere decir que habrá que cerciorarse que tiene los recursos y el entrenamiento para que pueda cumplir.

Dar las instrucciones y la información para ejecutar la tarea

Una vez tenemos claridad de la persona o personas que harán una tarea, es importante explicarla detalladamente para que los que reciben la tarea puedan hacerla eficientemente. Esto implica varios aspectos, algunos de los cuales a veces olvidamos generando confusión y retrabajos. Los aspectos a tener en cuenta al delegar una tarea son:

  1. Describir lo que se espera
  2. Explicar por qué está delegando.
  3. Dar todo el contexto necesario para empoderar, incluyendo:
    1. Para qué se hace la tarea, explicando el objetivo que se quiere lograr con la tarea
    2. Información relacionada y dónde conseguirla
    3. Riesgos a evitar
    4. Límites para tener en cuenta (por ejemplo: presupuesto o vencimientos)

Adicionalmente debe tener en cuenta el tono con el que delega las tareas. Si es constructivo logrará mayor compromiso.

Definir cómo y cuándo se hará seguimiento

Al final es clave acordar cómo y cuándo se hará el seguimiento, es recomendable que el líder registre en su lista de pendientes o lo convierta en una rutina. También que tipo de acompañamiento se hará y cómo se resolverán dudas. Para definir el nivel de acompañamiento es muy útil aplicar un liderazgo situacional, teniendo en cuenta dos variables: el nivel de compromiso de las personas y su capacidades para desarrollar la tarea. Eso determinará si es frecuente o menos intensivo.

Tips después de delegar

El líder debe evitar hacer la tarea cuando se dan incumplimientos o retrasos, en lugar de eso, hay que aprovechar el momento para orientar y dar retroalimentación asertiva. De lo contrario perderá una gran oportunidad de formar, generar autonomía y lograr un mejor aporte del colaborador.

¿Qué es lo que un líder no delega?

Los líderes pueden delegar muchas tareas pero su responsabilidad por el resultado, por su gente y por el buen clima organizacional no los pueden entregar ni a gestión humana o alguno de sus colaboradores. Tampoco algunos temas de su rol como: compartir la visión, gestionar el desempeño y el desarrollo.

Los beneficios de aprender a delegar

Si delega bien, el líder aumentará la confianza y el compromiso con sus colaboradores, mejorará la productividad y la capacidad de ejecución de su equipo.

En resumen, para delegar es clave elegir a la persona adecuada, dar la información necesaria para hacer la tarea y generar autonomía. Finalmente, asegurarse de hacer seguimiento consistente y acompañamiento en función de las habilidades y el nivel de compromiso.


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Federico Ulloa

Federico Ulloa

Federico es Socio y consultor senior de 361°. Ingeniero Industrial de la Universidad Javeriana. Maestria en Mercadeo del CESA. Tiene experiencia de más de 13 años como facilitador internacional (Perú, Ecuador, Venezuela, Panamá, El Salvador y Colombia) y diseñador de experiencias aprendizaje presencial y virtual.

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